Política de privacidad y tratamiento de datos

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS

DRA. SKIN S.A.S., sociedad identificada con NIT. 901.320.230-9 y domiciliada en la
ciudad de Medellín, dirección Carrera 25 A 1 31 OF 1601; en cumplimiento de laConstitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que los complementen, modifiquen o sustituyan (las “Leyes Aplicables”), adopta la presente política con el objeto de proteger la privacidad de la información personal obtenida por diferentes medios, por parte de sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y cualquier tercero con el que guarde relación. Así mismo, se reserva el derecho de modificarla a fin de adaptarla a nuevos requerimientos legales, circunstancia
que será debidamente informada al titular para el ejercicio de sus derechos constitucionales.

I. OBJETO

La presente política tiene como finalidad establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de DRA. SKIN S.A.S., para dar cumplimiento a la normatividad en cuanto al respeto por los derechos de los titulares y fijar criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales.

II. DESTINATARIOS

Esta política está dirigida a todos los titulares de la información que tengan o hayan tenido alguna relación con DRA. SKIN S.A.S., incluyendo pacientes, clientes, usuarios, empleados, contratistas, proveedores, aliados comerciales y demás personas naturales cuyos datos personales sean tratados por DRA. SKIN S.A.S. en desarrollo de su objeto social.

III. ALCANCE

Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por parte de DRA. SKIN S.A.S., independientemente del medio o canal a través del cual se recolecten, ya sea de forma presencial, telefónica, escrita, digital o electrónica. Su aplicación se extiende a todas las áreas, procesos, servicios, sistemas de información y bases de datos, así como a los terceros que actúen como encargados del tratamiento por cuenta de la empresa.

IV. MARCO LEGAL

Normativa
(i) Ley 1581 de 2012
(ii) Decreto 1377 de 2013
(iii) Decreto 1074 de 2015

Normativa sectorial
(i) Ley 23 de 1981
(ii) Ley 594 de 2000
(iii) Ley 1751 de 2015
(iv) Ley 2015 de 2020
(v) Decreto 780 de 2016
(vi) Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud
(vii) Resolución 886 de 2021
(viii) Circular Externa 002 del 21 de agosto de 2024
(ix) Resolución 1888 de 2025

Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)Con el fin de garantizar el tratamiento y proteger la información personal de terceros que tiene DRA. SKIN S.A.S, la Ley 1581 de 2012 en su artículo 25, crea el Registro Nacional de Bases de Datos -RNBD- la cual ha sido reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Decreto 1074 de 2015, y demás normatividad subsiguiente, normasque son debidamente aplicadas mediante el presente documento.

En virtud de que DRA. SKIN S.A.S. cumple con los requisitos legales para efectuar elRegistro Nacional de Bases de Datos (RNBD), la sociedad deberá realizar su actualización anualmente, dentro del periodo comprendido entre el 2 de enero y el 31 de marzo de cada año.
Así mismo, las nuevas bases de datos creadas deberán ser inscritas dentro de los dos (2)
meses siguientes a su creación, de conformidad con la normativa vigente aplicable.

V. GLOSARIO

En el desarrollo e interpretación de la normatividad vigente, se aplicarán las siguientes
definiciones:
1. Aviso de Privacidad: Comunicación escrita generada por el Responsable, dirigida
al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Disponible en [link]

2. Autorización: Consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de dichos datos.

3. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento. Incluye archivos físicos y electrónicos.

4. Dato Personal: Cualquier información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

5. Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

6. Dato Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, así́ como los datos relativos a la
salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

7. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales porcuenta del responsable del Tratamiento.

8. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. DRA. SKIN S.A.S. actúa como responsable del Tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento
de las funciones propias reconocidas legalmente.

9. Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

10. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

11. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

12. Tratamiento: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que realice DRA. SKIN S.A.S., tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

V. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN FINALIDADES GENERALES

De acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, DRA. SKIN S.A.S. realizará operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión.

Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular.

Además de las finalidades especificas mencionadas para cada base de datos, los datos
serán recolectados y tratados por DRA. SKIN S.A.S., para los siguientes fines:

Prestar servicios dermatológicos, estéticos y de bienestar.
Gestionar la venta, distribución y entrega de productos dermatológicos, cosméticos, farmacéuticos y de cuidado de la piel.
Gestionar la formulación, pedido y entrega de fórmulas magistrales para el cuidado de la piel.
Contactar al titular a través de medios electrónicos para el envío de campañas de fidelización, recomendaciones de productos o servicios de acuerdo con sus preferencias;
Realizar envío de información relacionada con la empresa y su portafolio de servicios.
Cumplir con las normas aplicables a proveedores y contratistas, especialmente con el Código de Comercio y el Estatuto Tributario.
Ejecutar la relación comercial o contractual existente con sus clientes y proveedores.
Mantener contacto permanente con clientes y proveedores.
Establecimiento de canales de comunicación con el Titular, a través de correo electrónico, llamadas telefónicas, envío de SMS, WhatsApp, herramientas de mensajería instantánea, o cualquier canal de comunicación conocido o por conocerse, siempre que sea autorizado por el Titular.
Crear sinergias con la empresa AMAMOS LA PIEL S.A.S.
Cumplir con los compromisos contractuales.
Transmitir los datos personales recolectados a sus aliados o proveedores con los cuales tenga una relación comercial en calidad de encargados de la información, para el desarrollo de su objeto social.
Fines de marketing digital, segmentación de audiencia, seguimiento comercial, adaptación de contenido, recomendaciones de productos o servicios, personalización del contenido y perfilamiento para la toma de decisiones.
Uso de inteligencia artificial, machine learning y otros procesos de automatización para la construcción de perfiles del paciente y del cliente, toma de decisiones, contacto automático para las finalidades aquí descritas y mejoramiento de la experiencia de usurario. Para esta finalidad se tendrán en cuenta los principios de minimización y circulación restringida de los datos, pudiéndose implementar técnicas de transformación, anonimización, cifrado, entre otros recursos,
Tratamiento de imágenes captadas a través de sistemas de videovigilancia instalados en las áreas y espacios comunes de las instalaciones de DRA SKIN S.A.S. con la finalidad de garantizar la seguridad de las personas, pacientes ,colaboradores, contratistas, proveedores y visitantes.
Conservar la información necesaria para efectos históricos, estadísticos, de defensa judicial o para el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada, en los términos permitidos por la ley.
Las demás finalidades que determine DRA. SKIN S.A.S. como responsable en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los Datos Personales.

DRA. SKIN S.A.S. podrá transmitir a AMAMOS LA PIEL S.A.S., en calidad de Encargado del Tratamiento, los datos personales de sus pacientes incluyendo datos relacionados con los medicamentos, dermocosméticos o productos estéticos recomendados por el médico en la atención prestada.

Dicho tratamiento se realizará exclusivamente en la medida necesaria para que AMAMOS LA PIEL S.A.S como aliado estratégico de DRA. SKIN S.A.S. pueda ofrecer a los pacientes un mejor servicio personalizado de manera que se gestione la comercialización, venta y soporte de los productos dermatológicos, cosméticos, farmacéuticos, magistrales o de cuidado de la piel formulados, recomendados, prescritos o sugeridos en el marco de la atención prestada por DRA. SKIN S.A.S.

El paciente declara conocer y aceptar que esta finalidad hace parte integral de la relación
asistencial, comercial y de servicio ofrecida por DRA. SKIN S.A.S., y que ha sido informada de manera previa, clara, expresa y suficiente al momento de otorgar la autorización principal para el tratamiento de sus datos personales y sensibles.

En consecuencia, la autorización principal otorgada por el Titular incluye expresamente esta finalidad, es decir, la posibilidad de transmitir los datos a AMAMOS LA PIEL S.A.S. y el tratamiento de datos sensibles para los fines aquí descritos, de manera que no será necesario solicitar una autorización adicional, separada o posterior para ejecutar dichas actividades.

En todo caso, el Titular será informado de que el suministro y autorización de tratamiento de datos sensibles es facultativo y que no está obligado a autorizar su tratamiento para finalidades que no sean indispensables para la prestación del servicio de salud o el cumplimiento de obligaciones legales.

Cuando el Titular no autorice el tratamiento o transmisión de datos sensibles para la gestión de productos recomendados, formulados, prescritos o sugeridos a través de AMAMOS LA PIEL S.A.S., DRA. SKIN S.A.S. se abstendrá de transmitir dichos datos para esa finalidad, sin perjuicio de la posibilidad de prestar los servicios de salud, conservar la historia clínica y cumplir los deberes legales aplicables.

AMAMOS LA PIEL S.A.S. deberá tratar la información recibida bajo estricta reserva, confidencialidad, seguridad y conforme a las instrucciones impartidas por DRA. SKIN S.A.S. y a la normativa aplicable en materia de protección de datos personales e historia clínica.

FINALIDADES ESPECÍFICAS

DRA. SKIN S.A.S. en su calidad de Responsable del Tratamiento realiza la recolección de datos personales para el cumplimiento de las finalidades descritas en la presente Política.
Para tal efecto, la información es organizada y administrada a través de bases de datos previamente identificadas e inventariadas.
En este sentido, DRA. SKIN S.A.S. cuenta con las siguientes bases de datos:

1. Aspirantes, trabajadores y exempleados: El Tratamiento que se dará a los datos consiste en el manejo y disposición de los datos para contar con la información que permita adelantar las actividades, procesos y procedimientos de talento humano, entre ellas:

Adelantar procesos de selección, admisión e ingreso de personal; para establecer el estado de pago de nómina; honorarios o cualquier otra remuneración, según el caso.
Para gestionar la información correspondiente a la seguridad social y a las cajas de compensación familiar.
Suministrar información al colaborador que puede ser de su interés sobre asuntos propios de la organización e información comercial de sus canales de venta y distribución.
Para atender los requerimientos de información de entidades gubernamentales y cumplir con las obligaciones legales de reportes en materia fiscal, tributaria y de cualquier otra naturaleza.
Mantener una eficiente comunicación con los empleados, aspirantes o contratistas.
Cumplir con las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo, la Ley 100 de 1993 y demás normas que regulan el Sistema General de Seguridad Social.
Gestionar e informar los cambios que puedan darse en desarrollo de la relación contractual.
Permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos.
Cumplir las obligaciones o finalidades que se puedan derivar del vínculo contractual que existe entre las partes.
Almacenar los datos personales con fines históricos y/o estadísticos.
Utilizar los datos del colaborador como su fotografía facial para realizar controles de acceso o asistencia a través de medios digitales.
Transferir, transmitir o poner a disposición los datos personales de los empleados activos e inactivos con los encargados del tratamiento descritos en la presente política.

2. Proveedores o contratistas: Los datos y la información obtenidos serán usados en el curso normal de sus actividades comerciales únicamente con las finalidades establecidas en la presente política de tratamiento de datos personales, de manera que la relación comercial o la prestación del servicio se desarrolle adecuadamente. Entre ellas:

Para llevar a cabo el inicio, ejecución, y terminación de la relación contractual o del vínculo profesional con DRA SKIN S.A.S.
Adelantar la gestión administrativa, contable y financiera de los proveedores y contratistas, incluyendo el control de pagos, honorarios, descuentos, retenciones y demás aspectos económicos derivados de la relación.
Verificación en listas de control y procesos de debida diligencia.
Verificar el cumplimiento de los requisitos legales, profesionales, técnicos y habilitantes exigidos para la prestación de servicios, especialmente en el caso de los profesionales de la salud.
Coordinar, programar y administrar la prestación de servicios médicos, dermatológicos y estéticos.
Gestionar procesos internos de control, auditoría, calidad, seguridad del paciente y cumplimiento normativo.
Administrar accesos a sistemas de información, plataformas tecnológicas y herramientas necesarias para la ejecución de los servicios.

3. Pacientes, familiares o acompañantes: Los datos personales y sensibles y la información obtenidos serán usados en el curso normal de la prestación de los servicios médicos contratados únicamente con las finalidades establecidas en la presente política de tratamiento de datos personales, de manera que la relación comercial y como tal la adquisición de productos y la prestación de los servicios que se contraten y se desarrollen adecuadamente. Tales como:

Procesar, confirmar, programar y prestar los servicios de salud solicitados.
Realizar y presentar informes estadísticos, analíticos, epidemiológicos, de riesgo, entre otros, que permitan la optimización de los servicios brindados en la empresa.
Contactar al Titular con el fin de evaluar la calidad y/o satisfacción de los servicios de salud recibidos.
Gestionar la historia clínica del paciente, conforme a las regulaciones legales, con el fin de documentar el diagnóstico, evolución, tratamiento y seguimiento.
Facilitar la comunicación con los familiares o responsables designados del paciente para brindar información sobre su estado de salud, tratamientos o
procedimientos médicos, en los casos que aplique.
Recolectar y tratar los datos de contacto de familiares o responsables para situaciones en las que se requiera su intervención en decisiones médicas, autorizaciones o gestiones administrativas relacionadas con la salud del paciente.
Informar a los familiares sobre el estado de salud del paciente, en situaciones de emergencia o cuando el paciente no pueda hacerlo por sí mismo.
Enviar a pacientes o familiares información sobre nuevos tratamientos, servicios, promociones o eventos relacionados con la dermatología.
Prestar servicios médicos, estéticos y de salud ambulatoria bajo criterios de seguridad, ética y confidencialidad.

VI. USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS Y DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL

En el marco de las actividades de promoción, publicidad y mercadeo de sus servicios, AMAMOS LA PIEL S.A.S. podrá emplear herramientas tecnológicas y sistemas de analítica, incluyendo soluciones de inteligencia artificial, para la optimización y personalización de sus campañas comerciales.

En estos casos, el tratamiento de datos personales se realizará en estricta observancia de los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, particularmente los de finalidad, libertad, transparencia, minimización, seguridad y acceso y circulación restringida, garantizando que dicho tratamiento se limite a las finalidades informadas y autorizadas por el Titular y que sólo sea efectuado por personas debidamente facultadas.

El uso de estas tecnologías se sujetará igualmente a criterios de necesidad, razonabilidad y proporcionalidad, asegurando que no se recolecten ni utilicen más datos de los estrictamente requeridos para los fines de contacto y fidelización, y evitando la generación de perfiles o inferencias que impliquen el tratamiento de datos sensibles sin autorización expresa. Los lineamientos, criterios y lógica del algoritmo plateado se ponen a disposición de los Titulares en el Anexo de Transparencia en el Uso de Herramientas de Inteligencia Artificial que hace parte integral de esta política.

Así mismo, la organización adoptará medidas técnicas, humanas y organizativas para la protección de la información, implementará mecanismos de transparencia frente al uso de sistemas automatizados y, cuando resulte aplicable, adelantará evaluaciones de impacto en privacidad, de conformidad con los lineamientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial.

En todo caso, el Titular podrá ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación y supresión, así como revocar la autorización otorgada para fines de marketing en cualquier momento.

VII. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

DRA. SKIN S.A.S. reconoce la especial importancia de los datos sensibles, durante el desarrollo de su objeto social podrá recolectar y tratar datos personales sensibles, en especial aquellos relacionados con la salud y la información clínica de los titulares, únicamente cuando dicho tratamiento sea estrictamente necesario para la prestación de servicios médicos, dermatológicos y estéticos, o para el cumplimiento de obligaciones legales.

El suministro de datos personales sensibles es facultativo, y en ningún caso la negativa a autorizar su tratamiento dará lugar a tratos discriminatorios. DRA SKIN garantiza que este tipo de información será tratada bajo estrictas medidas de seguridad técnicas, administrativas y humanas, con el fin de preservar su confidencialidad, integridad y acceso restringido, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

VIII. DERECHOS DE LOS TITULARES

DRA. SKIN S.A.S. respetará en todo momento los derechos de los Titulares de datos personales que son:

Conocer, actualizar y rectificar los Datos frente a DRA. SKIN S.A.S.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el Titular
de los datos personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley.
Ser informado por DRA. SKIN S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a los datos.
Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en
la ley y las demás normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la autoridad competente haya determinado que en el Tratamiento DRA. SKIN S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución, y siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

VIII. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá́ que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

La autorización del Titular no será́ necesaria cuando se trate de:

Datos de naturaleza pública.
Casos de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

IX. DEBERES DE DRA. SKIN S.A.S. – RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

DRA. SKIN S.A.S. como responsable del Tratamiento, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Adelantar campañas de actualización de la información de los Titulares con el fin de rectificar la información de sus bases de datos.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Actualizar los documentos que soportan el cumplimiento del régimen de protección de datos personales y notificar a los Titulares de dichas actualizaciones, procurando la obtención de la debida autorización si la modificación efectuada tiene impacto en los derechos de los Titulares.
Adelantar evaluaciones de impacto ante proyectos que puedan impactar el derecho a la privacidad y la hábeas data de los Titulares.
Informar al Titular cuando se haga uso de herramientas tecnológicas o de inteligencia artificial que impacten sus datos o información personal.
Reportar sus bases de datos conforme a los requisitos legales

X. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Para efectos de la presente política serán encargados del tratamiento de datos personales los aliados comerciales que, con ocasión de su relación con DRA. SKIN S.A.S. accedan, recolecten, almacenen, utilicen, transmitan o de cualquier manera traten datos personales por cuenta y bajo las instrucciones de DRA. SKIN S.A.S. Nuestros aliados y Encargados serán reportados en el RNBD y podrán ser consultados por los Titulares a través de ese medio.
En su condición de Encargados, los Terceros no adquieren la calidad de propietarios de la información ni podrán decidir autónomamente sobre las finalidades o usos de los Datos Personales. El tratamiento que realicen deberá limitarse estrictamente a lo necesario para
la prestación del servicio contratado o requerido por DRA SKIN, y deberá efectuarse
conforme a las instrucciones impartidas, a este Manual y a la normatividad vigente.

i. Selección de Encargados

Con el fin de garantizar la adecuada prestación de los servicios, la protección de los derechos de los Pacientes y la mitigación de riesgos legales, operativos, sanitarios y reputacionales, DRA SKIN adoptará y aplicará los estándares mínimos de calidad y cumplimiento en la gestión de sus relaciones con los Terceros contenidos en el Manual de Encargados, sin perjuicio de otros requisitos específicos que puedan resultar exigibles según la naturaleza del bien o servicio prestado.

DRA SKIN procurará vincular únicamente Terceros que acrediten estándares elevados de calidad, legalidad y cumplimiento, acordes con la naturaleza de su objeto social, el carácter sensible de los servicios prestados y la especial obligación de protección que recae sobre la información de los Pacientes. En tal sentido, la vinculación, permanencia y supervisión de Terceros se orienta a garantizar que los bienes y servicios recibidos no comprometan la seguridad del paciente,
la calidad de la atención médica, la confidencialidad de la información ni el cumplimiento
normativo.
Estos encargados podrán incluir, entre otros, proveedores de servicios tecnológicos,
plataformas digitales, laboratorios, aliados médicos, operadores administrativos, contables, de nómina, mensajería, facturación, soporte técnico y demás terceros que requieran acceso a datos personales para cumplir las funciones contratadas.
La relación con los encargados del tratamiento estará debidamente regulada mediante contratos, cláusulas o documentos equivalentes, en los que se establecerán las obligaciones legales y las instrucciones específicas sobre el tratamiento de los datos personales, garantizando así el cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada.

ii. Deberes de los Encargados

Tratar los datos personales únicamente conforme a las instrucciones impartidas por DRA SKIN S.A.S. y para las finalidades autorizadas.
Garantizar la confidencialidad de la información, incluso después de finalizada la relación contractual.
Adoptar medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración o
divulgación.
Abstenerse de usar los datos personales para fines propios o distintos a los expresamente autorizados.
Informar oportunamente a DRA SKIN S.A.S. sobre cualquier incidente de seguridad, riesgo o vulneración relacionada con los datos personales.
Garantizar el respeto de los derechos de los titulares y colaborar en la atención de consultas, reclamos y demás solicitudes.
Eliminar, devolver o suprimir los datos personales una vez finalice la prestación del servicio o cuando así lo instruya el responsable, salvo obligación legal de conservarlos.

XI. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de servicio al cliente es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes presentadas por los titulares para hacer efectivos sus derechos. DRA SKIN ha dispuesto canales de atención claros y accesibles para la recepción de PQRS relacionadas con datos personales, los cuales incluyen, entre otros, el correo electrónico institucional: servicio@draskin.co, la atención presencial en sus sedes y Carrera 25A # 1A Sur 45 – Parque comercial El Tesoro, Local 4796 y 4684

XII. PROCEDIMIENTO PARA ELEVAR SOLICITUDES FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar una solicitud ante DRA. SKIN S.A.S.
Para la radicación y atención de la solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

Nombre completo, apellidos y número de identificación
Datos de contacto (dirección física y/o electrónica y teléfonos de
contacto)
Medios para recibir respuesta a su solicitud
Motivos/hechos que dan lugar al reclamo con una breve descripción
del derecho que desea ejercer, ya sea conocer, actualizar, rectificar,
solicitar prueba de autorización, revocarla, suprimir acceder a la
información.

Si la solicitud estuviese incompleta, el Titular la puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.
Una vez recibida la solicitud completa, el término máximo para atenderla será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no

fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

A. Rectificación y actualización de datos

DRA. SKIN S.A.S. tiene la obligación de rectificar y actualizar, a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados. Para el efecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
DRA. SKIN S.A.S. tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros.
DRA. SKIN S.A.S. podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos, que se pondrán a disposición de los interesados a través de los diferentes canales de consultas.

B. Supresión de datos

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o Tratamientos realizados por DRA. SKIN S.A.S.
El Titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a DRA. SKIN
S.A.S la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normativa vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron suministrados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron suministrados.

El derecho de supresión no es un derecho absoluto y el Responsable del Tratamiento de datos personales puede negar el ejercicio de este cuando:

1. El Titular de los datos tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

C. Revocatoria de la autorización

Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al Tratamiento de estos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La revocación del consentimiento puede darse:

1. Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que DRA. SKIN S.A.S. debe dejar de tratar por completo los datos del Titular.

2. Sobre ciertas finalidades consentidas, en este caso, DRA. SKIN S.A.S. deberá dejar de tratar parcialmente los datos del Titular. Se mantienen entonces otros fines del Tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

D. Consulta de datos personales

DRA. SKIN S.A.S. se compromete a proteger la información contenida en las bases de datos, mediante el uso de contraseñas para acceder tanto a los servidores, como a los motores de bases de datos, así como el acceso a las diferentes aplicaciones. La información personal contenida por DRA. SKIN S.A.S. no será publicada mediante páginas de internet o en sitios de acceso público.

Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes, podrán consultar sus datos personales que reposan en la base de datos. En consecuencia, DRA. SKIN S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares de datos personales, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales, DRA. SKIN S.A.S garantiza que habilitará los medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes, con la posibilidad de establecer formularios y otros métodos, incluyendo los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

XIII. TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

En particular, se establecen los siguientes criterios legales de conservación:

El tiempo establecido por la Resolución 839 de 2017, en la que la historia clínica debe retenerse y conservarse por el responsable de su custodia, es por un periodo mínimo de quince (15) años, contados a partir de la fecha de la última atención.
De conformidad con lo establecido por el artículo 632 del Estatuto Tributario, los soportes contables, facturación, y documentos fiscales deben conservarse por mínimo cinco (5) años, contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su elaboración.
Según el Archivo General de la Nación los documentos laborales deben conservarse de manera que en cualquier momento se pueda acreditar ante una autoridad competente el tiempo de servicio de sus empleados, la labor que desempeñaron y el salario que devengaron, así como, para evidenciar el pago de los aportes de sus trabajadores al sistema general de pensiones; ya que a través del reconocimiento de la experiencia y vinculación laboral y el pago de los aportes al sistema de pensiones se garantizan los derechos fundamentales de los extrabajadores, tales como: el derecho al trabajo, a la información y a la seguridad social, este último imprescriptible. Razones por las cuales se ha calculado tiempos de retención de entre 80 y 100 años para series como historias laborales y
nóminas.

XIV. VIGENCIA Y MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN

La política de tratamiento de datos personales y bases de datos adoptada por DRA. SKIN S.A.S. comienza a regir a partir de la publicación. Fecha actualización: 27 agosto 2026

Dra. Skin S.A.S. notificará a sus grupos de interés de cualquier modificación a la presente política. Las modificaciones a esta política consagraran siempre la posibilidad de aceptación o declinación por parte del Titular y la correspondiente explicación suficiente y razonada de los cambios implementados.

ANEXO - POLITICA DE COOKIES

En DRA SKIN utilizamos cookies para mejorar tu experiencia de navegación, garantizar el correcto funcionamiento de nuestro sitio web y ofrecerte contenidos y servicios acordes con tus intereses, siempre respetando tu privacidad y de conformidad con la normativa vigente en materia de protección de datos personales.
En esta política, se explica cómo se usan las cookies y las opciones que tienen los titulares.

Excepto que se especifique lo contrario en su contenido, la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales se aplicará al tratamiento de los datos que se recopilan mediante cookies.

1, ¿Qué son las cookies?

Las cookies son pequeños fragmentos de texto que se utilizan para almacenar información en navegadores web. Se usan para almacenar y recibir identificadores y diversos datos en computadoras, teléfonos y otros dispositivos. Otras tecnologías, incluidos datos que almacenamos en tu navegador web o dispositivo, identificadores asociados con tu dispositivo y otro software, se emplean con fines similares.

En esta política, nos referimos a este conjunto de tecnologías con el nombre de ;cookies. En esta política, se explica cómo se usan las cookies y las opciones que tienen los grupos de interés. Excepto que se especifique lo contrario en su contenido, la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales se aplicará al tratamiento de los datos que se recopilan mediante cookies.

2. Tipos de cookies que se utilizan

El sitio web de DRA SKIN puede utilizar las siguientes clases de cookies:

Cookies necesarias: Son esenciales para el correcto funcionamiento del sitio web y permiten la navegación segura y el uso de sus funcionalidades básicas.
Cookies de preferencias: Permiten recordar información que cambia la forma en que el sitio se comporta o se ve, como el idioma o la región desde la que accedes.
Cookies de análisis o rendimiento: Nos ayudan a comprender cómo los usuarios interactúan con el sitio web, permitiendo mejorar su contenido, estructura y
experiencia de navegación.
Cookies de terceros: En algunos casos, podemos utilizar cookies proporcionadas por terceros, como herramientas de análisis o servicios tecnológicos, las cuales se rigen por las políticas propias de dichos proveedores.

3. Finalidad del uso de cookies

Las cookies utilizadas por DRA SKIN tienen como finalidad facilitar la navegación, mejorar la experiencia del usuario, analizar el uso del sitio web, optimizar nuestros contenidos y servicios, y garantizar la seguridad y correcto funcionamiento de la plataforma. En ningún caso las cookies se utilizarán para vulnerar los derechos de los titulares ni para finalidades distintas a las aquí informadas.

Cuando a través de las cookies se recolecte información que pueda estar asociada a datos personales, dicho tratamiento se realizará conforme a lo dispuesto en nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, disponible en nuestro sitio web. El titular podrá ejercer en todo momento sus derechos de acceso, actualización, rectificación y demás derechos reconocidos por la ley.

4. Autorización y configuración de las cookies

Al ingresar y navegar en nuestro sitio web, el usuario acepta el uso de cookies de conformidad con esta política. No obstante, el usuario puede configurar su navegador para aceptar, rechazar o eliminar las cookies en cualquier momento, teniendo en cuenta que la des habilitación de algunas cookies puede afectar el correcto funcionamiento del sitio.

5. Modificaciones y vigencia

DRA SKIN podrá actualizar la presente Política de Cookies cuando se presenten cambios en el uso de tecnologías, en la normatividad aplicable o en la operación del sitio web.

Las modificaciones serán informadas oportunamente a través del mismo medio.

ANEXO – TRANSPARENCIA EN EL USO DE HERRAMIENTAS DE INTELIGENCIA
ARTIFICIAL

1. Objeto

El presente anexo tiene como finalidad informar a los Titulares de los Datos Personales sobre el uso de sistemas de inteligencia artificial (IA) por parte de DRA. SKIN, en el marco de sus actividades de mercadeo, comunicación y promoción de servicios dermatológicos, en cumplimiento de los principios de transparencia, finalidad, seguridad y responsabilidad demostrada establecidos en el régimen colombiano de protección de datos personales.

2. Uso de inteligencia artificial

DRA. SKIN podrá emplear herramientas de inteligencia artificial y analítica de datos,propias o contratadas a través de aplicaciones de terceros, para:

Optimizar la segmentación de campañas de marketing.
Personalizar contenidos informativos y publicitarios.
Analizar patrones de interacción con usuarios y pacientes.
Mejorar la eficiencia en el contacto y fidelización de usuarios.
Estos usos se desarrollan con base en datos personales previamente autorizados por el
Titular y únicamente para las finalidades informadas.

3. Tipo de datos tratados

En el contexto del uso de sistemas de IA, el Responsable podrá tratar:

Datos de identificación y contacto (nombre, correo electrónico, teléfono).
Datos de navegación y comportamiento digital (interacciones con campañas, clics,
hábitos de consulta).
Datos asociados a preferencias o intereses en servicios.
En ningún caso se tratarán datos sensibles (incluyendo datos de salud) con fines de
marketing mediante sistemas de IA sin autorización previa, expresa e informada del
Titular, en cumplimiento del régimen de protección de datos personales.

4. Lógica general del tratamiento automatizado

Los sistemas de IA utilizados operan mediante modelos de análisis de datos que permiten identificar patrones y tendencias en el comportamiento de los usuarios, con el fin de:

Clasificar audiencias según intereses generales.
Determinar la pertinencia de determinados contenidos.
Ajustar la frecuencia y canal de contacto.
Las decisiones derivadas de estos sistemas no producen efectos jurídicos ni decisiones
automatizadas que afecten significativamente al Titular. En todo caso, el Responsable
mantiene supervisión humana sobre los procesos implementados. En todos los eventos,
el Titular podrá solicitar el contacto con un asesor que le asesore en su caso particular.

5. Principios aplicables

El uso de inteligencia artificial se regirá por los siguientes criterios:

Necesidad y minimización: únicamente se utilizarán los datos estrictamente necesarios para la finalidad prevista.
Proporcionalidad: el tratamiento será adecuado y no excesivo en relación con los fines de marketing.
Razonabilidad: las decisiones automatizadas no generarán impactos desproporcionados sobre los derechos del Titular.
Transparencia: se informará al Titular sobre el uso de tecnologías automatizadas en el tratamiento de sus datos.
Confidencialidad y seguridad: en la medida de lo posible, DRA. SKIN implementará y asegurará al Titular el cumplimiento de estándares de confidencialidad y seguridad de su información, especialmente cuando los datos sean transferidos a Encargados.
Debida Diligencia: DRA. SKIN ha hecho una revisión y elección de sus Encargados bajo criterios de debida diligencia que implican la verificación de términos y condiciones, lógicas algorítmicas y parámetros de seguridad y confidencialidad en el manejo de la información, garantizando los derechos de los Titulares.

6. Evaluación de riesgos y medidas de protección DRA. SKIN:
Identifica, mide, controla y monitorea los riesgos asociados al uso de IA en el tratamiento de datos personales.
Realiza evaluaciones de impacto en privacidad (EIPD) cuando el tratamiento implique un riesgo alto para los derechos de los Titulares.
Implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad de la información.
Aplica principios de privacidad desde el diseño y por defecto en el desarrollo o adquisición de herramientas de IA.
Estas medidas responden al deber de cumplir integralmente el régimen de protección de datos personales en el uso de tecnologías.

7. Limitaciones del uso de IA

El Responsable se abstendrá de:

Realizar perfilamientos que impliquen inferencias sobre datos sensibles (como estado de salud) sin autorización expresa.
Utilizar datos para finalidades distintas a las informadas al Titular.
Adoptar decisiones exclusivamente automatizadas que afecten de manera significativa los derechos del Titular sin intervención humana.

8. Derechos del Titular

El Titular podrá:

Solicitar información sobre el uso de sus datos en sistemas automatizados.
Acceder, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales.
Revocar la autorización para el tratamiento con fines de marketing.
Solicitar la exclusión de procesos de segmentación o personalización.

9. Actualización del anexo

El presente anexo podrá ser modificado en cualquier momento para reflejar cambios en los sistemas de inteligencia artificial utilizados o en la regulación aplicable, garantizando en todo caso el respeto de los derechos de los Titulares.

En caso de que cualquier modificación afecte directamente los derechos de los Titulares, se les proporcionará el aviso correspondiente con la debida autorización adjunta. En caso de no recibir respuesta, se entenderá que la autorización ha sido rechazada por el Titular.